دانش سرا

مديريت کارآمد زمان يکي از موثرترين شيوه‌هاي کنترل استرس در زندگي ماست. در دنياي تکنولوژي و کامپيوتر همه تلاش‌ها به ظاهر براي آن صورت مي‌گيرد تا زندگي آسان‌تري را همراه با اوقات فراغت بيشتر تجربه کنيم....

اما واقعيت چيز ديگري است. ما هر روز کمتر از روز قبل وقت داريم. تکنولوژي‌هاي مدرن نه تنها زمان را برايمان ذخيره نکرده‌اند بلکه بيشتر از پيش از دستان‌مان ربوده‌اند.

با اين حساب اگر بخواهيم در زندگي پرهياهوي امروزي وقتي را براي استراحت رواني و رسيدن به آرامش به دست آوريم يا لااقل از استرس تمام‌نشدني کارهاي عقب‌مانده رهايي يابيم، راهي باقي نمي‌ماند جز اينکه ياد بگيريم چگونه با (زمان) خود هوشمندانه (بازي) کنيم! فشار مشغله‌هاي گوناگون و تعهدات بي‌حد و حصري که بر سر ما آوار مي‌شوند، روز به روز در حال افزايش است و سرانجام يک روز از تحمل ما فراتر خواهند رفت. درست در آن زمان است که چرخه کار براي زندگي بهتر به چرخه معيوب کار و استرس بيشتر تبديل خواهد شد. به هر ترتيب در روزگار ما داشتن «سلامت روان» بدون يک مديريت کارآمد زمان ممکن نيست. 11 راهکار زير به شما کمک مي‌کنند تا زمان و استرس خود را مديريت کنيد.

1.فهرستي از کارهايتان تهيه کنيد

در ابتدا فهرستي از وظايف روزانه يا حتي وظايفي که در آينده نزديک بر عهده شماست تهيه کنيد. در مقابل هر کار به طور خلاصه زمان و چگونگي انجام آن را هم يادداشت کنيد. براي وظايف مستمر خود زمان‌هاي مشخصي را در طول هفته مشخص کنيد و براساس اولويت آنها را کنار هم بچينيد و با تمام توان به اجراي آن پايبند باشيد. هرگز فراموش نکنيد که مديريت چيدمان درست فعاليت‌هاي روزانه مهم‌ترين قدم در مديريت زمان شماست.

2.برنامه‌اي «هوشمند» بسازيد

در آغاز هر هفته مسووليت‌هاي هفتگي خود را به?گونه‌اي برنامه‌ريزي کنيد تا در تعطيلات آخر هفته امکان آرامش و استراحت رواني برايتان فراهم باشد. به عنوان نمونه مي‌توانيد مسووليت‌هايي را که با مشغله ذهني همراه‌اند در روزهاي شنبه تا دوشنبه بگنجانيد. روزهاي سه‌شنبه و چهارشنبه را به کارهايي که بيشتر فيزيکي هستند اختصاص دهيد تا پنجشنبه و جمعه بتوانيد به خوبي خستگي رواني را از وجودتان بيرون کنيد.

3.براي خودتان وقت اضافه در نظر بگيريد

ايجاد وقت اضافه براي آن نيست که تمام کارهايتان را به دقيقه 90 محول کنيد. براي اين است که از فشردگي رواني مسووليت‌هاي روزانه شما کاسته شود. اگر صبح‌ها نيم ساعت زودتر از خواب بيدار شويد يا شب‌ها نيم ساعت ديرتر بخوابيد روزانه نيم ساعت وقت اضافه خواهيد داشت. يادتان نرود وقت اضافه تنها براي کارهاي غيرمترقبه است و نه جبران عقب‌ماندگي وظايف مستمر روزانه شما.

4.اولويت‌بندي درست را ياد بگيريد

گاهي وقت‌ها براي اينکه از استرس يک کار بزرگ رها شويم خود را مشغول کارهاي کوچک‌ و کم‌اهميت مي‌کنيم بدون اينکه دستاوردي برايمان داشته باشد. کارشناسان مديريت مي‌گويند که 80 درصد دستاوردهاي ما بايد با 20 درصد از تلاش ما صورت بگيرد. اين يعني اينکه به خوبي بتوانيم اولويت‌هاي اصلي کاري خود را مشخص کنيم. انگليسي‌ها ضرب‌المثلي دارند که مفهوم آن، اين است که کارهاي ما بايد به ترتيب اولويت انجام شوند. در برنامه‌ريزي‌هاي روزانه خود مهم‌ترين کار را در رأس وظايف روزانه‌تان قرار دهيد و حتي آن را با اندازه‌اي درشت‌تر بنويسيد. باور کنيد فرار فايده‌اي ندارد!

5.به ديگران اعتماد کنيد

گاهي شما به اين دليل به تمام کارهايتان نمي‌رسيد که توانايي روحي سپردن بخشي از وظايف خود را به ديگران نداريد. شايد همکاران، فرزند يا همسر شما نتواند يک وظيفه را به خوبي و دقت شما به انجام برساند اما حتي اين حالت بهتر از آن است که بسياري از کارهاي شما نهايتا روي زمين بماند يا در وقت‌هاي اضافه که منحصرا مخصوص استراحت شماست به انجام برسد. ياد گرفتن هنر سپردن کار به ديگران براي بسياري از افرادي که در پست‌هاي مديريتي قرار دارند امري ضروري است.

6.نه گفتن را ياد بگيريد

براي اينکه بتوانيد با آرامش زندگي کنيد بايد و بايد، نه گفتن را ياد بگيريد! اگر وقت انجام کاري را نداريد بايد بتوانيد محترمانه از انجام‌ آن عذرخواهي کنيد. هر چقدر هم که کارفرما يا مشتري شما سرسخت باشد زير بار کاري نرويد که از عهده و وقت شما خارج است.

7 درست شروع کنيد

وقتي درگير يک کار مهم، حساس و پيچيده هستيد، از همان آغاز با برنامه و تأمل کارتان را شروع کنيد. يک برنامه‌ريزي دقيق و همه‌جانبه اوليه شايد درصد قابل‌توجهي از وقت شما را بگيرد و علاوه بر اين کاري خسته‌کننده به نظر برسد. اما به مراتب کم‌هزينه‌تر از اصلاحات وقت‌گيري خواهد بود که به دليل شروع بي‌برنامه مجبور به اجراي آنها خواهيد بود.

8.کارهاي بزرگ را تکه‌تکه کنيد

خيلي از افراد وقتي با يک کار بزرگ مواجه مي‌شوند ناخودآگاه دچار اضطراب مي‌شوند. اين اضطراب به خاطر اين است که تصويري مبهم از کار مورد نظر در ذهن خود دارند و حتي اگر زمان زيادي هم براي انجام آن داشته باشند تا حد ممکن به سراغش نخواهند رفت. براي شکستن اين تصوير مبهم مي‌توانيد کار خود را به تکه‌هاي کوچک بشکنيد و حتي اگر لازم است روزانه 20 دقيقه به آن اختصاص دهيد.

9.بهترين نباشيد!

کمال‌طلبي ما را محدود مي‌کند. پس اگر مي‌خواهيد در بازي بي‌ثمر (بهترين بودن) محدود نشويد هوشمندانه کمال‌طلبي خود را محدود کنيد. لازم نيست در همه کارها بهترين باشيد. در اين صورت وقت آن را نخواهيد داشت که در کارهاي واقعا مهم بهترين شويد!

10.فهرست كار‌هايتان را حذف کنيد

بي‌رحمانه کارهاي بي‌اهميت يا کارهايي که در اولويت‌هاي نخستين شما نيست از فهرست حذف کنيد. يک فهرست کوتاه اما قابل انجام به مراتب بهتر از فهرستي است که هرگز به انتهاي آن نخواهيد رسيد و استرس کارهاي ناتمامش بر دوش شماست.

11.خودتان را کنترل کنيد

هر چقدر هم که برنامه کاري خوب و خلاقانه‌اي را براي خود طراحي کرده باشيد، باز هم نيازمند آن هستيد تا مهارت نظارت بيروني بر فعاليت‌هايتان را ياد بگيريد. هرچند وقت فهرستي از کارهايي را که انجام داده‌ايد همراه با زمان اختصاص داده به آنها تهيه کنيد. آيا طبق برنامه پيش رفته‌ايد؟ دليل اينکه کاري عقب افتاد چه بود؟ اين‌گونه‌ توانايي‌هاي خود را بهتر خواهيد شناخت.

------------------------

منبع: w ww.sala mat.ir