بدون مجموعه

چگونه نامه‌های الکترونیک بهتری بنویسیم

نحوه نگارش درست نامه‌های الکترونیک یکی از مواردی است که علاوه بر نشان دادن شخصیت نگارنده، مخاطب را نیز به خواندن محتوای نامه ترعیب می‌کند.

به گزارشبخش خبر شبکه فن آوری اطلاعات ایران،از فارس، چند نکته که در زمینه ارسال نامه‌های الکترونیکی جالب توجه به نظر می رسد به شرح زیر است.

*-مقصود فرستنده ایمیل را به درستی درک کنید

اگر کسی برای شما ایمیلی ارسال می کند که شما را ناراحت می کند مطمئن باشید که منظور او را به درستی متوجه شده اید. معمولا احساسات و لحن مورد نظر ارسال کننده ایمیل به درستی منتقل نمی شود.

به جای پاسخ شدیدالحن به ایمیلی که ناراحتتان کرده، قسمتی از متن نامه که در مورد مفهوم آن مطئن نیستید را نقل کرده و از فرستنده در مورد منظور واقعیش سوال کنید. برداشت خود از متن مذکور را بنویسید و مودبانه از فرستنده توضیح بخواهید.

*- دوستانتان را با ایمیل بمباران نکنید

گاهی اوقات سرورهای شرکت های ارائه دهنده خدمات ایمیل به علت اشکالات فنی یک ایمیل را بارها و بارها برای مخاطبان ارسال می کنند. درست است که این مساله تقصیر شما نبوده، اما اگر از وقوع چنین مشکلی مطلع شدید از دوستانتان عذرخواهی کرده و حتی الامکان از وقوع چنین مشکلاتی جلوگیری کنید.

دیجی کالا دیجی کالا

*- از تفاوت های سیستم های ایمیل آگاه باشید

امکانات و ویژگی های سیستم های مختلف ایمیل با یکدیگر متفاوت هستند و بهتر است حتی الامکان از این تفاوت ها آگاه باشید و به آنها توجه کنید.

به عنوان مثال یاهو و جیمیل به طور خودکار آدرس های اینترنتی را هایپرلینک می کنند و گیرنده در صورت کلیک بر روی آنها شاهد باز شدن صفحه جدیدی خواهد بود. اما در مقابل سرویس ایمیل هات میل از چنین قابلیتی برخوردار نیست و اگر آدرس های اینترنتی را از طریق سرویس ایمیل یاهو برای گیرنده ای با آدرس هات میل بفرستید او مجبور است آدرس ها را به طور دستی در صفحه جدیدی از مرورگر خود کپی کند. برای همین بهتر است آدرس های اینترنتی را حتی الامکان به طور دستی هایپرلینک کنید.

*- به ایمیل های گروهی به درستی پاسخ دهید

اگر کسی ایمیل گروهی را برای تعدادی از افراد و از جمله شما ارسال کرده و باید به آنها پاسخ دهید حتما این کار را بکنید. اما توجه داشته باشید که فقط به او و نه به همه پاسخ بدهید. آدرس همه افراد را در پاسختان کپی نکنید. همچنین اگر لزومی ندارد به این ایمیل ها پاسخ ندهید.

*- موضوع نامه را به دقت معین کنید

در بخش موضوع یا subject نامه کلی گویی نکنید و به جای نوشتن سلام یا خالی گذاشتن آن قصد خود از ارسال نامه را توضیح دهید. بهتر است

در بخش موضوع سرنخی از علت ارسال نامه را مطرح کنید. با این کار نشان خواهید داد که ایمیل شما هرزنامه نیست. در ادامه نامه هم می توانید منظور خود را به طور کامل بیان کنید.

*- خلاصه بنویسید

از ارسال ایمیل های طولانی تا حد امکان خودداری کنید. سعی کنید با استفاده از حداقل لغات موضوع مورد نظر را بیان کنید. هر چقدر ایمیل شما کوتاه باشد احتمال خوانده شدن آن بیشتر است.

اگر مجبورید ایمیلتان را طولانی کنید با شماره گذاری آن را به بخش های کوتاه تر تقسیم کنید. با این کار مخاطب نامه می تواند با دقت بیشتری به نکات طرح شده توسط شما پاسخ دهد. یک کار دیگر برای قابل تحمل کردن نامه های طولانی استفاده از یک پاراگراف خلاصه در ابتدای آن برای تشریح کلیت مسائل است.

*- در استفاده از گزینه reply all دقت کنید

معمولا توصیه عمومی آن است که در صورت ضرورت پاسخ به یک ایمیل گروهی از گزینه reply all استفاده نکنید، مگر آنکه پاسخ دادن به همگان ضروری باشد. اما اگر به عللی تمایل دارید پاسخ شما را همه دریافت و مشاهده کنند از این گزینه استفاده کنید.

اگر گروهی از افراد باید جواب شما را دریافت کنند آدرس های آنها را جدا کرده و پاسخ را تنها برای آنها ارسال کنید.

*- در صورت لزوم از کلمه ضروری استفاده کنید

برخی افراد عادت دارند برای جلب نظر مخاطب خود وقت و بی وقت از کلمه ضروری یا فوری در بخش موضوع نامه استفاده کنند. آنان تصور می کنند به این شکل می توانند توجه کاربران را به خود جلب کنند. تکرار این روش از اعتماد عمومی به شما و پیام های ارسالیتان می کاهد. پس تنها در مواقعی از کلمه ضروری یا فوری استفاده کنید که نامه تان واقعا فوری باشد.

نوشته های مشابه

همچنین ببینید
بستن
دکمه بازگشت به بالا
بستن
بستن